Cách tính chi phí in ấn văn phòng để tối ưu ngân sách

Chi phí in ấn là một phần không nhỏ trong ngân sách hoạt động của doanh nghiệp.
Nếu không quản lý tốt, số tiền này có thể tăng cao do:

• Chọn loại giấy và mực không phù hợp.
• In ấn không có kế hoạch.
• Lãng phí tài liệu hoặc in nhầm.

GSCOM sẽ hướng dẫn bạn cách tính toán và quản lý chi phí in ấn sao cho hiệu quả và tiết kiệm.

📌 Đọc thêm:

• Nên chọn sử dụng giấy có định lượng 70gsm hay 80gsm?
• Hướng dẫn chọn giấy in phù hợp cho từng nhu cầu 

1. Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí in ấn

1.1 Loại giấy

• Giấy 70gsm rẻ hơn → phù hợp in nội bộ.
• Giấy 80gsm cao cấp hơn → dành cho tài liệu quan trọng.

1.2 Mực in & máy in

• Mực chính hãng thường có giá cao nhưng chất lượng và độ bền tốt hơn.
• Máy in tiết kiệm mực (Laser hoặc Ink Tank) giúp giảm chi phí lâu dài.

1.3 Số lượng in

• In càng nhiều, chi phí giấy & mực càng cao.
• Nên gom tài liệu in một lần để tiết kiệm điện năng và công vận hành.

1.4 Tỷ lệ in màu & in trắng đen

• In màu thường đắt gấp 3–5 lần in trắng đen.
• Hạn chế in màu nếu không cần thiết.

2. Công thức ước tính chi phí in ấn

Chi phí in ấn hàng tháng ≈ (Số trang in × Giá giấy/trang) + (Số trang in × Giá mực/trang) + Chi phí bảo trì máy in + Chi phí điện năng

Ví dụ:

• 10000 trang giấy 70gsm/tháng (150đ/trang) → 1.500.000đ
• Mực in 200đ/trang → 2.000.000đ
• Bảo trì & điện: 500.000đ  → Tổng: 4.000.000đ/tháng

3. Bí quyết tối ưu chi phí

✅ Phân loại nhu cầu in:

• Nội bộ → giấy 70gsm, in trắng đen.
• Khách hàng → giấy 80gsm, in màu.

✅ Sử dụng máy in tiết kiệm mực:

• Chọn máy in có chế độ in nháp hoặc in hai mặt tự động.

✅ Quản lý tập trung:

• Giới hạn quyền in, theo dõi số lượng in của từng bộ phận.

✅ Mua giấy & mực số lượng lớn:

• Đặt hàng tại GSCOM để nhận giá ưu đãi và giao hàng tận nơi.

4. Kết luận

Quản lý tốt chi phí in ấn giúp doanh nghiệp tiết kiệm 10–30% ngân sách mỗi tháng.
GSOM cung cấp giấy in, mực in, máy in chính hãng với giá cạnh tranh, giúp bạn vừa tiết kiệm vừa đảm bảo chất lượng in ấn.